Relate uma possível violação | Ombudsman

O que o ombudsman faz?

O ombudsman, também chamado de procurador de confiança, é um terceiro independente e confiável que está disponível para receber denúncias confidenciais e, mediante solicitação, anônimas. A partir de 1/8/2022, os funcionários da ARI-Armaturen e terceiros podem entrar em contato com ele se desejarem fornecer informações sobre infrações às leis ou às normas internas ou sobre outras irregularidades. A opção de enviar denúncias por meio de um terceiro neutro tem o objetivo de contribuir para evitar danos a funcionários, clientes, parceiros comerciais e à ARI-Armaturen.

Procedimento para relatórios

O ombudsman analisa a razoabilidade de cada informação recebida. Se uma informação for apoiada por pontos de referência crescentes, o ombudsman consulta o informante e encaminha esse relatório para a ARI-Armaturen e auxilia no processo. Isso também permite que o ombudsman preserve o anonimato em relação à ARI-Armaturen, se desejar. Além disso, o informante recebe proteção no sentido de que qualquer ação retaliatória contra ele não será tolerada. Em seguida, os fatos da questão são submetidos a estudo e análise jurídica, e são estabelecidas medidas para eliminar e prevenir infrações. Assim, após a conclusão do processo, o ombudsman fornece ao informante informações sobre o fato, na medida do legalmente possível. Além disso, o informante pode perguntar ao ombudsman a qualquer momento sobre a situação do processo.

Comentários

• O ombudsman constitui uma opção adicional para o repasse de informações. Isso não afeta outros acordos relativos a reclamações e relatórios.
• O informante pode entrar em contato com o ombudsman gratuitamente.

Perguntas frequentes sobre o ombudsman (procurador de confiança)

1. Quais são as funções do ombudsman?

As informações que sugerem uma possível violação de leis ou normas internas podem ser encaminhadas a ele. O ombudsman oferece um espaço legalmente protegido e confidencial fora da empresa. Ele explica os direitos do informante, bem como o procedimento posterior. O ombudsman só comunica o relato do informante à pessoa de contato na ARI-Armaturen com o consentimento do informante. O ombudsman pode ser envolvido no processo. Como terceiro de confiança, ele está disponível para o informante o tempo todo como pessoa de contato.

2. Quem pode entrar em contato com o ombudsman?

Todos os funcionários e partes externas, como fornecedores ou prestadores de serviços.

3. Que informações o ombudsman recebe?

O ombudsman recebe relatórios sobre infrações de leis e normas internas. A intenção é a investigação e a prevenção de atos criminosos, como delitos econômicos, violações de regras contábeis e perdas financeiras. As violações do código de conduta interno, como, por exemplo, atos discriminatórios, também podem ser relatadas.

4. Posso ter certeza de que o ombudsman só transmitirá informações na medida em que eu permitir que ele o faça?

Sim. Somente o informante decide quais informações ele fornece ao ombudsman e quais informações o ombudsman deve repassar, em uma segunda etapa, à empresa. Somente no caso de uso indevido, ou seja, no caso de informações intencionalmente falsas, o ombudsman está autorizado a repassar informações sem o consentimento do informante. O ombudsman deverá explicar isso quando for feito o contato inicial.

5. Tenho que pagar alguma taxa para entrar em contato com o ombudsman?

Não, qualquer pessoa pode entrar em contato com o ombudsman gratuitamente.

6. Também posso entrar em contato com o ombudsman de forma anônima?

Sim. Os informantes também podem entrar em contato com o ombudsman de forma anônima. Isso também se aplica ao contato inicial com o ombudsman. Se desejar, o ombudsman preserva o anonimato da pessoa informante com relação à ARI-Armaturen.

7. O que acontece com minhas informações?

As informações são consideradas e analisadas em conformidade com a lei e as normas internas, levando em conta os interesses de todas as partes envolvidas. Após investigação prévia, o ombudsman transmite o relatório à sua pessoa de contato na ARI-Armaturen.

8. Tenho permissão para entrar em contato com o ombudsman sobre o status do processo?

O informante pode perguntar ao ombudsman a qualquer momento sobre o status do assunto. A pessoa informante será notificada pelo ombudsman sobre o resultado, na medida do legalmente permitido, o mais tardar após a conclusão do processo.

9. O ombudsman se torna "meu advogado" quando eu entro em contato com ele?

Não, o ombudsman não tem permissão para representar as partes informantes em um processo judicial ou administrativo. Por esse motivo, o ombudsman não pode e não deve iniciar nenhuma medida para fazer valer os direitos ou reivindicações individuais do informante no tribunal.

10. O ombudsman é independente?

Sim. O ombudsman realiza sua atividade como um advogado autônomo e independente e não está sujeito a nenhuma instrução da ARI-Armaturen em relação ao tratamento da substância do assunto. Após conduzir sua própria investigação, conforme necessário, o ombudsman decide se e em que medida está autorizado a repassar à ARI-Armaturen a circunstância que lhe foi revelada.

11. Como pode ser feito o contato inicial?

O contato inicial pode ser feito por telefone, e-mail, SMS, correio ou até mesmo em uma reunião presencial.

12. Posso continuar a entrar em contato com os departamentos da ARI-Armaturen que foram responsáveis por isso até agora na empresa?

Sim. Na ARI-Armaturen, os supervisores, o conselho de trabalhadores e a gerência continuam disponíveis como pessoas de contato.

13. Eu recebo proteção como informante?

Sim. As pessoas que informam são protegidas. Não serão toleradas ações retaliatórias contra os informantes.

14. Que medidas são tomadas para evitar o uso indevido da instituição de um ombudsman, respectivamente o sistema de denúncias?

Quando um ombudsman é nomeado, apesar de quaisquer dúvidas relacionadas ao uso indevido ou à denúncia, esses casos acontecem muito raramente. No entanto, no início da reunião, o ombudsman explica que o uso indevido do sistema de denúncias não é tolerado e que, no caso de uso indevido intencional e, portanto, deliberado, o ombudsman é obrigado a repassar os dados pessoais da pessoa informante à empresa. De qualquer forma, o uso intencional e de má-fé do sistema de denúncia de irregularidades tem consequências legais.

15. Como a proteção e a segurança dos dados são observadas?

O ombudsman garante a conformidade com todas as obrigações legais, como a preservação de registros e regulamentos de proteção de dados. Os dados pessoais são limitados a informações sobre a identidade da pessoa que faz a denúncia e de outras pessoas envolvidas. O responsável pela proteção de dados da ARI-Armaturen verifica regularmente se o gerenciamento de denúncias está em conformidade com a proteção de dados.

16. Receberei aviso de demissão imediatamente se eu for mencionado em um relatório para o ombudsman?

Não. Há uma presunção de inocência. Todos os relatos são tratados em conformidade com a lei e as normas internas, levando em conta os interesses de todas as partes envolvidas. As possíveis medidas são decididas somente após a conclusão do processo.

17. O que acontece se eu fornecer uma denúncia, mas essa denúncia se revelar falsa?

Desde que a informação tenha sido fornecida de boa-fé, ou seja, não tenha sido intencionalmente falsa, o informante não será afetado por nenhuma consequência.

18. Tenho que entrar em contato com o ombudsman se achar que houve uma violação da lei?

Não, o contato com o ombudsman é voluntário como um recurso adicional.

19. Posso falar com o ombudsman pessoalmente?

Sim. Há a opção de procurar o ombudsman pessoalmente para uma reunião confidencial a qualquer momento.

20. Serei informado quando minha denúncia tiver sido totalmente processada?

Sim. A pessoa informante será notificada pelo ombudsman sobre o resultado, na medida do legalmente permitido, o mais tardar após a conclusão do processo.

21. O ombudsman tem que revelar minha identidade se for interrogado em um processo criminal ou civil como testemunha?

Não. Se o ombudsman for interrogado em um processo criminal, civil ou de outro tipo como testemunha, ele só divulgará o nome e a identidade da pessoa informante que o consultou quando a empresa e a pessoa informante tiverem expressamente permitido que ele o faça.

22. Posso entrar em contato com o ombudsman primeiro e depois decidir, ao final da reunião, se a circunstância e/ou meus dados serão repassados à ARI-Armaturen?

Sim. Inicialmente, o ombudsman pode ser contatado de forma totalmente confidencial. O ombudsman explica ao informante seus direitos no início da reunião. Somente no final da reunião é que a pessoa informante decide se e de que forma as informações serão repassadas à ARI-Armaturen.

23. Devo entrar em contato com o ombudsman se eu mesmo poderia ter cometido um delito criminal?

O ombudsman também pode ser contatado quando a pessoa informante pode ter cometido um delito criminal. Por um lado, o ombudsman pode explicar ao informante seus direitos e, por outro lado, a denúncia de si mesmo tem um valor positivo no contexto do relacionamento empregatício existente e pode servir como fator atenuante em qualquer processo judicial posterior.

24. O ombudsman é obrigado a repassar a denúncia relativa a um delito criminal diretamente para o Ministério Público?

Não. Somente em casos excepcionais muito bem definidos, no caso de infrações criminais muito graves, alguém é obrigado a transmitir as informações relativas a uma infração criminal a um órgão do Ministério Público.

25. Como as informações são processadas se a pessoa de contato da própria empresa for afetada?

Nesse caso, o ombudsman pode entrar em contato diretamente com a gerência da empresa.

26. Quanto tempo leva para um resultado ficar disponível?

Essa pergunta não pode ser respondida em termos gerais. Há dicas que podem ser processadas de forma conclusiva em poucas horas. No caso de investigações extensas, o processamento pode levar várias semanas.

Você pode fazer o download do código de procedimento do sistema de denúncias aqui.